Viima en Miro zijn beide online tools die organisaties helpen om ideeën voor verbetering of innovatie te ontwikkelen. Miro is de bekendste, maar misschien is Viima meer geschikt voor je. In dit artikel help ik je kiezen.
In het kort
Heeft jouw organisatie een ideeënfontein waar jij flow in wilt brengen? Wil je ook ideeën ophalen buiten je eigen afdeling of buiten je eigen organisatie, maar zònder dat je hen toegang geeft tot jouw dagelijkse team samenwerkingstool? En gebruik je voor het doorontwikkelen van ideeën liever een dedicated projectmanagement tool? Als je daar steeds ja op antwoordde dan is het innovatieplatform Viima iets voor jou. Eerder dan Miro.
Gemak is bepalend voor gebruik
Een tool die ingewikkeld is voor de gebruikers wordt snel niet meer gebruikt. Ik heb Viima uitvoerig getest omdat ik een gemakkelijke tool zocht voor organisaties om remote samen te werken aan innovatie. Miro (en het vergelijkbare Mural) gebruikte ik al voor digitale brainstormsessies. In een notendop is Viima een digitale ideeënbus die heel gemakkelijk toegankelijk is en je helpt om ideeën te filteren en te kanaliseren naar experimenten, tests of projecten. Miro is in de kern geen digitale ideeënbus, maar een online whiteboard. Nu kun je heel veel van de functies die in Viima ingebakken zitten ook zelf in Miro inbouwen. Zoek op ‘brainwriting’ in Miro en je ziet hoe. Maar je moet behoorlijk ingewijd zijn in Miro om er mee om te gaan, terwijl dat in Viima als vanzelf gaat.
Ideeën makkelijk laten binnenkomen
Een goed idee dat je niet kwijt kan. Hoe jammer is dat? De Viima tool is net als Miro online en in de cloud. Dus beiden zijn overal en altijd toegankelijk. Maar de Viima tool maakt ideeën inbrengen -en op de juiste plek droppen- echt super simpel. Ik kon zelfs tijdens het fietsen een idee op m’n mobiele telefoon in Viima plaatsen! Het specifieke doel van de tool, namelijk ideeën ophalen en verder brengen, maakt dat het vooral geschikt voor organisaties met grotere ideeënstromen. Mij lijkt dat je wel op 5 of meer inzendingen per week moet kunnen rekenen, anders is Viima de investering en het beheer niet waard.
Idee jammen
Viima is meer gericht op onafhankelijk van elkaar, samen aan ideeën werken. Onafhankelijk en samen lijkt in tegenspraak met elkaar, maar omdat je in Viima goed ongelijktijdig kunt reageren op elkaars ideeën ben je toch samen ideeën aan het ontwikkelen. Een soort asynchroon idee-jammen. Niet alleen ideaal voor organisaties die in verschillende tijdzones werken. Ook als ideeën er beter van worden als ze door meerdere personen met verschillende achtergrond naar een hoger plan gebracht worden. En men even de tijd kan nemen om te reageren. Dan ontstaat een kwalitatieve stapeling van ideeën die anders is dan een brainstormsessie zoals met Miro. Daarin kunnen sneldenkers en extraverten de brainstorm overheersen.
Deelnemers enthousiasmeren
Idee jammen kan snel uitdoven zonder prikkels om het creatieve vuurtje gaande te houden. De dagelijkse werkzaamheden roepen alweer om aandacht! Het idee-jammen kan aangewakkerd worden door een spelelement in te brengen. Bij Viima is dat onder meer een leaderboard waarop te zien is wie het meest actief/productief is. Motiverend voor diegenen die competitief ingesteld zijn. Hoewel het leaderboard handig in elkaar steekt en op diverse manieren winnaars kan aanwijzen, vind ik zo’n leaderboard een beetje een gimmick. Je loopt bovendien de kans heel goede ideeën die niemand begrijpt te laten wegvagen. Goed dat er daarom een chatfunctie is die doorvragen mogelijk maakt.
Filtering van ideeën stortvloed
Je kijkt natuurlijk niet uit naar een stortvloed aan ideeën. Viima helpt op meerdere manieren om ideeën te filteren. Een eerste filtering door de beheerder is mogelijk, zodat de gebruikersgroep niet eens shitty inzendingen te zien krijgt. Daarna is er de filtering door de groep. Deelnemers reageren op elkaars ideeën en het systeem plaatst de ideeën waar veel interactie op is (likes, commentaar) letterlijk bovenaan. Zo kan je snel zien welke ideeën de moeite waard zijn om verder mee te gaan. Steeds kun je een stemronde inbouwen om ook op die manier te filteren.
De flow naar implementatie
Je verzamelt ideeën om ze naar implementatie te brengen. Viima is procesgericht. Beheerders kunnen de ideeën naar een volgende fase van ontwikkeling plaatsen. In Viima worden die fasen status genoemd. Het voordeel van een goede indeling in statussen is dat het proces overzichtelijk en transparant wordt. Deze transparantie kan resulteren in nog meer ideeën. Want inzenders en betrokkenen kunnen ideeën tijdens het hele ideevormingsproces volgen. En dat motiveert. De betere ideeën kunnen vervolgens op criteria beoordeeld worden. Bijvoorbeeld door domeinexperts die een inschatting geven van de benodigde inspanning en verwachte impact van het idee bij uitvoering. Op die manier kun je selecteren welke beste ideeën aan het management gepresenteerd worden.
Ideeën archivering
Niet alle ideeën hebben hun tijd mee. Komen ze te vroeg en vind je het zonde om ze te laten verdwijnen dan kun je ze makkelijk archiveren. En weer uit status ‘maybe later…’ ophalen als de tijd rijp is. In het onbegrensd uitbreidbare canvas van Miro kun je ideeën ook eenvoudig wegplaatsen. Misschien wel naar een plek waar niemand het ooit nog vindt.
Management instrument
Voor organisaties die het belangrijk vinden om overzicht te hebben op de innovatiepijplijn biedt Viima veel analyse mogelijkheden. Zoals: hoeveel ideeën deze maand t.o.v. vorige maand? In welke categorieën meer/minder? Neemt de responstijd af? Hoe is de progressie in de pijplijn?
Schaalbaar
Viima is schaalbaar. Je kunt één team met deze tool laten beginnen. En als dit goed gaat willen anderen in de organisatie dit vast ook. Het systeem kan het aan. Je kunt het aantal deelnemers gemakkelijk wijzigen. Je betaalt voor het aantal deelnemers dat je in een maand op ‘actief’ hebt staan. Daarmee is Viima ook heel geschikt om kortdurende ideeënwedstrijden of idee challenges met grote groepen te houden. Miro is dat minder omdat deelnemers echt wel moeten weten hoe Miro werkt om mee te kunnen doen.
Welke features heeft Viima beter dan Miro?
Miro is een online whiteboard. Viima is een digitale ideeënbus. Ik geef hieronder aan wat Viima wèl heeft, maar Miro niet. Ik baseer me daarbij op mijn eigen ervaring. Op de vergelijkingssite Getapp kun je alle features van Viima en Miro naast elkaar leggen.
- gemakkelijk ideeën archiveren
- de workflow inrichten
- je kunt een idee toewijzen aan een persoon die daarmee meer beheerfuncties krijgt
- je kunt deelnemers ‘forceren’ direct bij inzenden te kiezen in welke categorie hun idee moet
- je kunt inzenders ‘verplichten’ kwalificerende vragen over hun idee te beantwoorden
- je kunt het systeem laten reageren op elke inzending (e-mail management)
- forum/discussie plek om inhoudelijk en overzichtelijk op elkaars ideeën te reageren
- voortgangsrapportage is instelbaar naar behoefte
- uitgebreide statistische analyse mogelijkheden van je ideeën pijplijn
- goede integratie met Microsoft Teams, Azure en sharepoint
Conclusie
De ideale use case voor Viima verschilt op 3 kernpunten van Miro. Viima is vooral geschikt voor organisaties die buiten hun afdelingsteams asynchroon aan ideeën willen werken en een pijplijn met ideeën te managen hebben. Omdat Viima gemakkelijk schaalbaar is kan dat ook tijdelijk zijn in bijvoorbeeld een challenge.
